Guide d’utilisation

1Démarrer

Ce qu’il faut régler une seule fois, avant la première vente.

Se connecter

Votre boutique a sa propre adresse, de la forme votre-nom.castlitpos.com. Ouvrez-la dans un navigateur, saisissez l’email et le mot de passe reçus, et vous arrivez sur le Tableau de bord.

Vérifier le magasin courant

En haut de l’écran, à côté du tiroir, figure le magasin courant. C’est l’emplacement sur lequel vos ventes seront enregistrées et sur lequel le stock sera décompté. Si vous avez plusieurs points de vente, vérifiez-le avant de vendre.

Paramètres › Store & activité › Emplacements

Cette page liste vos magasins, dépôts, rayons et succursales. Chaque carte porte son type, son état, ses coordonnées, et un bouton Définir comme courant.

Créer votre équipe

Paramètres › Compte & équipe › Utilisateurs

Chaque personne a son compte, son rôle et, si vous le souhaitez, un code PIN à quatre chiffres pour reprendre la main en caisse sans ressaisir un mot de passe. Les rôles décident de ce que chacun peut faire — voyez le chapitre 15.

Choisir vos modules

Paramètres › Store & activité › Modules

Castl-it-POS couvre beaucoup de métiers. Désactivez ce qui ne vous concerne pas : les entrées disparaissent du menu et l’application devient plus simple pour votre équipe. Vous pourrez les réactiver à tout moment.

2Vendre à la caisse

L’écran que votre caissier utilisera toute la journée.

Trouver un article

• Scanner le code-barres : l’article part directement au panier.
• Chercher par titre, ISBN ou référence dans la barre de recherche.
• Cliquer sur une vignette du catalogue, filtrée par famille ou catégorie.

Un article vendu en plusieurs tailles ou couleurs ouvre un choix avant d’entrer au panier ; un article qui propose des suppléments ouvre la liste des options. Les deux sont expliqués au chapitre 5.

Le panier

Chaque ligne se modifie sur place : quantité, remise de ligne, note. Le total, la TVA et le reste à payer se recalculent immédiatement. Vous pouvez rattacher un client à la vente pour l’historique, la fidélité ou un règlement différé.

Encaisser

Saisissez le montant reçu par mode de règlement — espèces, carte, virement, avance client. Un même ticket peut en combiner plusieurs : c’est le paiement mixte. La monnaie à rendre s’affiche dès que l’espèce dépasse le dû.

Mettre en attente

Mettre en attente met le panier de côté et libère la caisse pour le client suivant. Les tickets en attente se retrouvent dans la liste, se rattachent à un client, s’archivent, et se reprennent exactement dans l’état où ils ont été laissés — taille et options comprises.

Retours

Depuis l’historique des ventes, ouvrez le ticket et choisissez les lignes à rendre. Vous décidez si la marchandise revient en stock vendable ou si elle est abîmée, et l’impact sur le tiroir est enregistré avec le retour.

3Tiroir-caisse

Ouvrir le matin, justifier le soir.

Ouvrir

Déclarez le fond de caisse — les espèces présentes avant la première vente. Tant que le tiroir est fermé, l’indicateur en haut de l’écran le signale.

Pendant la journée

Chaque vente en espèces alimente le tiroir automatiquement. Vous pouvez enregistrer à la main les entrées et sorties qui n’ont rien à voir avec une vente : un achat de fournitures, un appoint, un prélèvement.

Clôturer

Comptez physiquement les espèces et saisissez le montant. Castl-it-POS affiche le solde attendu, calculé à partir du fond de caisse et des mouvements, et l’écart s’il y en a un. L’écart est conservé : c’est une information, pas une faute à cacher.

4Catalogue

Vos articles, vos services et les listes qui les rangent.

Créer un article

Catalogue › Nouvel article

Le minimum est un titre et un prix de vente. Renseignez en plus, quand vous les avez : prix d’achat (pour connaître votre marge), code-barres, référence interne, catégorie, marque, unité et taux de TVA.

Un service — une réparation, une impression, une prestation — se crée à part : il se vend, mais ne se compte pas en stock.

Catégories, marques, unités

Trois listes de référence, chacune avec sa propre page. Elles servent à filtrer le catalogue, à organiser l’écran de caisse et à regrouper vos rapports. Une catégorie peut avoir une sous-catégorie.

Importer en masse

Catalogue › Importer

Pour démarrer avec un catalogue existant, téléchargez le fichier d’exemple, remplissez-le, puis importez-le. Le format attendu y est déjà : ne changez pas les en-têtes de colonnes. Les catégories, marques et fournisseurs s’importent de la même façon.

Étiquettes

Imprimer les étiquettes génère des planches de codes-barres avec le prix, au format de votre choix. Utile après un import ou une réception.

5Déclinaisons & options de ligne

Le même article vendu sous plusieurs formes. C’est le point qui demande le plus d’attention, parce que le mauvais choix ne se voit qu’à l’inventaire.

Créer des déclinaisons

Catalogue › Variantes

1. Créez l’axe et ses valeurs : une option nommée « Taille », avec les valeurs S, M, L. Rangez-les dans l’ordre de la boutique, pas dans l’ordre alphabétique — c’est celui que verra le caissier.
2. Choisissez l’article, puis cochez les valeurs qui existent réellement pour lui. Un axe se réutilise sur tous vos articles.
3. Générez : chaque combinaison cochée devient une déclinaison avec son propre stock. Relancer la génération n’ajoute que ce qui manque, sans toucher aux stocks et aux prix déjà saisis.

Ensuite, entrez le stock de chaque déclinaison comme pour n’importe quel article, par un ajustement ou une réception d’achat.

Créer des options de ligne

Sur la même page, plus bas. Créez un groupe — « Suppléments », « Cuisson » — puis ses options. Le groupe porte deux règles :

• Minimum : à 1, le caissier doit choisir (une cuisson, par exemple).
• Maximum : laissé vide, il n’y a pas de limite ; à 1, le groupe se comporte comme un choix unique.

Chaque option porte un écart de prix signé : +5 pour un supplément, -2 pour un retrait. Elle peut être liée à un article du catalogue, et consommera alors son stock à chaque vente — trois burgers avec supplément fromage retirent trois portions de fromage.

Enfin, cochez les articles auxquels le groupe s’applique.

6Stock

Ce que vous avez, où, et pourquoi cela a bougé.

Vue principale

L’état du stock par article et par emplacement, avec la valorisation d’achat et les alertes pour tout ce qui passe sous son seuil. Le seuil se règle sur la fiche article.

Ajustements

Stock › Ajouter ajustement

C’est la porte d’entrée et de sortie manuelle. Cherchez les articles, puis pour chaque ligne choisissez :

• Ajouter — une entrée : un réassort, une correction à la hausse.
• Retirer — une sortie : une casse, une perte, un vol.
• Définir stock — vous donnez la quantité finale, le système calcule l’écart.

Indiquez une raison : c’est elle qui rendra l’historique lisible dans six mois.

Inventaires

Un inventaire vous donne la liste à compter, ligne par ligne — chaque taille apparaît séparément — et enregistre en une fois tous les écarts constatés.

Historique des mouvements

Chaque entrée et chaque sortie est conservée avec sa date, son motif, son emplacement, la personne et le document qui l’a provoquée. Rien n’est modifié après coup : une erreur se corrige par un mouvement inverse, jamais par une gomme.

7Transferts entre emplacements

Déplacer de la marchandise d’un magasin ou d’un dépôt vers un autre.

Un transfert suit les marchandises : elles quittent la source au moment de l’envoi, et n’arrivent à destination qu’à la réception. Entre les deux, elles sont en transit — sorties d’un côté, pas encore comptées de l’autre.

Préparer

Stock › Ajouter transfert

Choisissez la source et la destination — elles ne peuvent pas être identiques — puis cherchez vos articles. Les quantités disponibles affichées sont celles de la source, pas votre stock total.

Trois façons de conclure, selon votre organisation :

Réceptionner

À l’arrivée, ouvrez le transfert et confirmez la réception. Si tout est arrivé, laissez les quantités telles quelles. Si une partie manque, corrigez la ligne concernée : seule la quantité réellement reçue entre en stock, et l’écart reste inscrit sur le transfert avec votre note.

Annuler, dupliquer

Une annulation défait ce qui a réellement eu lieu : rien pour un brouillon, un retour à la source pour un transfert en transit, et après réception uniquement la quantité arrivée — ce qui s’est perdu en route reste perdu. Dupliquer recopie les lignes dans un nouveau brouillon, aux quantités envoyées : pratique pour un réassort qui se répète.

8Achats & fournisseurs

Faire entrer la marchandise et suivre ce que vous devez.

Commande fournisseur

Créez la commande avec ses lignes et ses prix d’achat. Tant qu’elle n’est pas réceptionnée, elle n’a aucun effet sur votre stock.

Réception

À la livraison, réceptionnez la commande : le stock entre à l’emplacement choisi et le prix d’achat moyen de chaque article est mis à jour. C’est ce prix qui sert ensuite à calculer vos marges et la valorisation de votre stock.

Règlements et retours

Enregistrez les règlements au fur et à mesure, partiels si besoin : le solde fournisseur se met à jour. Un retour d’achat renvoie la marchandise et ajuste le stock en conséquence.

9Clients & encours

Qui achète chez vous, et qui vous doit quelque chose.

Fiches clients

Nom, téléphone, email, adresse, type de client et étiquettes. La fiche affiche l’historique complet des achats et le solde : ce qui reste dû, ou l’avance disponible.

Avances

Un acompte versé d’avance devient un crédit utilisable en caisse comme un mode de règlement. Pratique pour les commandes spéciales et les clients réguliers.

Coupons et remises

Les coupons sont des codes à usage suivi. Les remises sont des règles — un pourcentage ou un montant, éventuellement limité à certains modes de paiement. Une remise de ligne ou de ticket reste toujours possible à la main en caisse, si votre rôle l’autorise.

Fidélité

Si le module est activé, chaque achat crédite des points au client, et ces points se convertissent en remise au moment de l’encaissement.

10Facturation & devis

Les documents que vos clients professionnels attendent.

Devis

Un devis se prépare, s’envoie, puis s’accepte ou se refuse. Il porte une date d’expiration et se convertit en facture en un clic une fois accepté, sans ressaisie.

Factures

Une facture se crée depuis une vente, depuis un devis, ou de zéro. Elle suit une numérotation continue, s’imprime en PDF, et se règle en une ou plusieurs fois. Les factures dont l’échéance est dépassée passent automatiquement en retard.

Une facture émise ne se supprime pas : elle s’annule, ce qui laisse une trace. C’est ce que demandera votre comptable.

11Commandes en ligne & livraisons

Ce qui se vend hors du comptoir.

Les précommandes arrivent de votre page en ligne ou se saisissent à la main après un appel ou un message WhatsApp. Chacune suit un statut, du reçu au préparé puis au retiré ou livré, et se transforme en vente lorsqu’elle est encaissée.

Les bons de livraison accompagnent la marchandise et permettent de suivre la préparation puis la remise au client.

12Comptes & dépenses

Où est l’argent, et ce qu’il finance.

Les comptes représentent vos caisses et vos comptes bancaires. Vous y enregistrez les dépôts, les retraits et les transferts d’argent entre comptes, et chaque mouvement reste consultable.

Les dépenses — loyer, fournitures, transport — se rangent par catégorie et se règlent depuis un compte. Elles apparaissent dans vos rapports de résultat, ce qui évite de confondre chiffre d’affaires et bénéfice.

13Rapports

Répondre à une question précise, pas contempler des graphiques.

• Ventes — par jour, par caissier, par magasin, par mode de règlement.
• Articles — les meilleures ventes, et ce qui ne tourne pas. Les déclinaisons y figurent séparément : combien de L, combien de M.
• Stock — valorisation, mouvements, alertes.
• Achats — par fournisseur, et ce qui reste à régler.
• Résultat — chiffre d’affaires, coût d’achat des marchandises vendues, dépenses, marge.

Chaque rapport se filtre par période et par emplacement, et s’exporte.

14Application mobile

La même caisse, dans la main, et qui continue de vendre sans internet.

Installer et connecter

Installez l’application, saisissez l’adresse de votre boutique, puis connectez-vous avec le même compte que sur le web. Donnez à chaque appareil un nom distinct : c’est ce nom qui identifie le terminal.

Travailler hors ligne

L’application garde votre catalogue, vos clients et votre stock sur l’appareil. Coupez internet : vous continuez à vendre. Les ventes s’empilent et partent d’elles-mêmes dès que la connexion revient. L’indicateur de synchronisation en haut de l’écran vous dit où en sont les envois en attente.

Terminaux

Chaque appareil est rattaché à un terminal, ce qui permet de savoir quelle caisse a fait quelle vente. Un terminal n’accueille qu’une installation à la fois ; il se libère depuis l’appareil lui-même ou par un administrateur.

Imprimantes et tiroir

Déclarez vos imprimantes dans les paramètres : ticket, cuisine, ou étiquettes. Sur les terminaux qui en possèdent une intégrée, elle est détectée. L’ouverture du tiroir-caisse se déclenche à l’encaissement ou à la main.

Cuisine (KDS)

Pour la restauration : les plats commandés s’affichent sur un écran en cuisine, regroupés par poste, et passent de à préparer à prêt d’une touche. Envoyer une nouvelle tournée sur une table déjà servie n’envoie que ce qui vient d’être ajouté.

Synchronisation locale

Plusieurs appareils dans la même boutique partagent leurs tickets en attente par le réseau local, sans passer par internet. Un ticket ouvert sur une tablette est verrouillé pour les autres, le temps qu’il soit encaissé.

15Paramètres & équipe

Ce que vous réglez une fois, puis oubliez.

Société

Raison sociale, ICE, adresse, téléphone, logo. Ces informations apparaissent sur vos tickets, vos factures et vos devis.

Emplacements

Vos magasins, dépôts, rayons et succursales. Un emplacement qui détient encore du stock ne peut pas être supprimé — transférez-le d’abord. Gardez toujours au moins un emplacement actif.

Rôles et permissions

Un rôle est une liste de droits. Donnez à chacun ce dont il a besoin, et rien de plus : un caissier n’a pas à modifier les prix d’achat.

Chaque utilisateur peut aussi être limité à certains magasins. Les droits sont fins : par exemple, envoyer un transfert et le réceptionner sont deux droits séparés, ce qui vous permet de confier chaque étape à l’emplacement concerné.

Caisse & stock

Les règles du comptoir : autoriser ou non la vente à découvert, rendre la raison d’un ajustement obligatoire, autoriser la modification des prix en caisse, masquer les articles en rupture.

Documents

L’aspect de vos tickets et de vos PDF : en-tête, mentions légales, largeur du papier, préfixes de numérotation.

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